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Les Méthodes d’Action pour ouvrir et clore les journées d’un symposium

Dans ces quelques lignes, Laurent Fontaine présente la séance d’ouverture ainsi qu’une discussion sur les deux formes de clôture animées lors des fins de journée de ce symposium regroupant une soixantaine de personnes [1].

Par Laurent FONTAINE.

Plénière interactive du matin

Lundi 4 juillet, après quelques minutes d’introduction officielle, avec ma collègue Angelika Lorenz, nous prenons en main l’animation d’un groupe de plus de 50 personnes[2] pour lequel nous avons co-construit une demi-heure d’échauffement[3] en vue de co-créer une super ambiance dynamique et collaborative, pas moins !

Bonjour Mesdames, bonjour Messieurs, pour poursuivre le démarrage de cette journée, nous allons vous demander tout d’abord de vous lever, puis de repousser les chaises sur les bords de la salle (3-4′).

Typique d’un démarrage en action, nous avons besoin de place et d’espace pour faciliter les contacts et les rencontres. Ce détail anecdotique n’est pas des moindres, tant l’ergonomie du lieu d’animation qui est mis en place a un impact fort sur les possibilités d’action qui s’ensuivent.

Nous allons nous placer dans un grand cercle (2′).

Voilà, nous allons tout d’abord demander aux animateurs des ateliers du jour de faire deux pas en avant, de dire leur nom et le nom de l’atelier qu’ils animent (6 animateurs-trices font cela).

Dans notre co-construction de cette phase de démarrage, nous ne manquons pas d’idées avec Angelika. Un travail d’élagage est nécessaire et ce n’est pas le plus facile. Que gardons-nous ?

L’essentiel est que l’inclusion et l’interaction entre les personnes aient lieu, et plus spécifiquement aux Méthodes d’Action, que l’échauffement au thème, aux autres et à l’action soit pleinement réalisé.

Maintenant nous allons demander à chacun-e d’entre vous, l’un-e après l’autre, de faire deux pas en avant, de dire son prénom, d’y adjoindre un adjectif et un geste. Puis nous tous, nous allons reproduire cela.

Une remarque sur le fond et la forme. Sur le fond, dans notre préparation nous avions besoin de quelque chose où chacun-e puisse exister dans un temps de quelques minutes. Nous avions peur que cela dure trop longtemps… en même temps, nous savons qu’une fois un rythme imprimé, cela était tout à fait possible. Mais en calculant 60 personnes, on voit vite que 30 sec. par personne (y compris reflet) nous amène à 30′, donc une allocation de temps qui explose. En même temps, 10 sec. par personne nous amène à 10′ pour le total. Nous avons tablé sur cette seconde option et nous nous en sommes approchés.

Sur la forme, on ne dira jamais assez combien ce type de démarrage collectif-interactif amène comme énergie positive, de relaxation, d’ouverture et de rire. Et pas seulement dans un symposium où les personnes viennent comme volontaires. J’observe cela toutes les semaines, même dans les formations obligatoires animées depuis plus de 10 ans.

Nous vous invitons maintenant à vous classer sur le grand cercle par ordre alphabétique de la 3ème lettre de votre prénom (oui, ça change un peu de la 1ère…). Puis vous allez vous tourner vers l’un de vos voisins…

Pour que cela fonctionne, nous avons rapidement montré les paires en faisant le tour du cercle physiquement et en les désignant avec nos petits bras.

En Méthodes d’Action, les structures ont besoin d’être précisées, accompagnées pour être bien en place de manière à ce qu’on l’oublie…

… et partager ensemble un plaisir de la vie ou du travail

1-2′

Puis maintenant vous allez vous tourner vers votre autre voisin pour partager cette fois une tension dans la vie ou au travail.

1-2′

Ce que nous aimons dans cette structure, c’est que cela permet deux échanges personnels dans le grand groupe et ce, de manière rapide, puisque cela produit peu de mouvement.

Ces échanges personnels sont importants pour permettre aux participants de se relier non plus au groupe (1er exercice des prénoms) mais également à des personnes. Cela permet de laisser un peu de place à la parole de chacun-e et de renforcer la présence de chacun-e.

Et donc comment clore cette partie en quelques minutes et en même temps faire un retour au grand groupe? Là le kikkomoi[4] s’impose à nous comme la technique qui permet une interaction de tous, relaxe et rapide.

Nous allons demander à ceux qui le souhaitent de partager une information sur ce que vous venez de partager. Dans le grand cercle que nous formons (pour rappel plus de 50 personnes), vous allez faire trois pas en avant et dire soit un plaisir, soit une tension que vous avez évoqué avec vos partenaires. Ensuite, ceux qui se reconnaîtront dans ce plaisir ou cette tension, vous ferez un pas en avant. Si vous êtes neutre par rapport à cette proposition, vous ne bougez pas.

On va le faire, vous allez comprendre tout de suite. Allez, on démarre: est-ce que quelqu’un peut faire 3 pas en avant et partager un plaisir avec nous?

Quelqu’un s’avance et dit: pour moi c’est la variété !

Voilà, que les personnes qui partagent ce plaisir fassent un pas un avant (la moitié des personnes, soit une trentaine, s’avance).

Merci, vous pouvez retourner sur le cercle. Quelqu’un peut partager une tension ? Celles et ceux qui la partagent, vous faites un pas en avant.

Quelqu’un s’avance et dit: pour moi, le Trop.

Ceux qui partagent cette tension, vous faites un pas en avant (1/3 du groupe s’avance)

Puis nous continuons encore cette alternance. A noter encore dans les plaisirs : le petit déjeuner au travail le matin, la découverte du patient, capter l’attention ; et du côté des tensions : l’abus de pouvoir, la paperasse.

En à peu près 4′, une quinzaine de personne ont formulé une phrase et l’ensemble du groupe a été impliqué. Nous avons de l’information, nous avons des tendances (nombre de personnes pour chaque proposition) et chacun-e est échauffé au thème, plaisirs et tensions.

Nous avons terminé cette séquence en demandant aux participant-e-s de noter une question qu’ils-elles avaient à propos du thème sur un post-it géant autocollant que nous avons réuni ensuite pour préparer la séance de clôture de la soirée et pour laquelle nous avions une idée que nous souhaitions mettre en oeuvre, inspirée de la technique collective du world café.

Plénière interactive de clôture du premier soir

Le défi que nous nous étions fixés, suite aux évaluations du premier symposium de 2013, était de rendre la clôture plus consistante du point de vue du contenu. En même temps, nous souhaitions garder l’aspect ludique de la forme.

Nous avons pensé qu’en modifiant la pratique du world café[5], nous pourrions atteindre cet objectif.

Sans entrer dans tous les détails de notre co-construction, les participants ont été amenés à poser une question sur un post-it autocollant géant. Nous avons regroupés la trentaine de questions pour le soir en quatre catégories :

  1. la bonne distance avec le patient-client
  2. l’accompagnement d’équipe, l’animation de groupe
  3. le plaisir, la tension
  4. le plaisir au travail

Puis nous leur avons proposé de faire une votation à majorité simple[6] pour chaque groupe-sujet.

Nous allons vous donner 3 petits autocollants chacun-e et vous voudrez bien les attribuer aux questions qui vous intéressent le plus. Ensuite de quoi, vous retiendrez 1 question et vous aurez 10′ pour discuter et écrire les propos de votre groupe sur le flipchart.

Rappel de nos objectifs : tisser un fil entre les questions du matin pour produire une synthèse centrée sur le contenu aussi.

Nous avons dû constater que si notre idée était intéressante, l’accent sur le contenu et le temps à disposition n’étaient pas tout à fait compatibles. Ainsi, au lieu de faire deux rotations de personnes entre les sujets (la rotation est l’un des principes phare du world café), nous nous en sommes tenus à un seul changement de groupe.

Même si nous avions pensé à l’image et le slogan, la première proposition centrée sur la discussion nécessite du temps pour ne pas brusquer les participants. Et là c’était un peu pressant… Au deuxième tour, la proposition d’image puis de slogan ont néanmoins amené plus de créativité et de synthèse, donc étaient plus appropriés pour un temps court.

Et pour le plaisir donc, les slogans en regard des questions sélectionnées :

  1. Comment rester soi-même en présence du client ?

ENSEMBLE, ICI ET MAINTENANT

  1. Quelles Méthodes d’Action pour favoriser la plaisir dans un groupe en tension ?

OSER ENSEMBLE

  1. La tension paralyse, le plaisir on y reste… comment avancer ?

LEVE-TOI ET NAGE !

  1. Quels impondérables pour du plaisir au travail ?

QUI AIME, TRAVAILLE… à travailler avec pondération

Plénière interactive de clôture du deuxième jour

Cette expérience nous a permis, cette fois avec ma collègue Annick Milet, de réajuster notre proposition pour la clôture du deuxième soir, peut-être moins précise sur le contenu mais plus dynamique.

Nous accueillons les participant-e-s en grand cercle et nous leur proposons de se lever et de repousser les chaises (oui… c’est presque un rituel).

Ceux d’entre vous qui souhaitent faire leur synthèse sur le thème plaisir et tension, vous vous installez sur la gauche. Ceux d’entre vous qui souhaitent faire leur synthèse sur le psychodrame et les Méthodes d’Action, sur la droite s’il vous plaît.

Trois groupes sont formés d’un côté et trois groupes de l’autre.

Vous allez prendre 10′ pour partager chacun-e une chose qui a été particulièrement utile pour vous lors de ce symposium.

10′ plus tard…

Nous allons maintenant vous distribuer au hasard des cartons, et vous aurez 5′ pour préparer votre restitution. Sur chaque carton sera noté un mode de restitution : par le mime, le chant ou une statue.

Les réactions sont très variées, des personnes nous regardent (avec humour) en nous maudissant de cette proposition qu’ils-elles détestent, d’autres ont les bras qui tombent puisqu’ils-elles ne savent pas chanter, d’autres rient de bon coeur. En tous les cas, le délai, le climat favorable permettent à chaque groupe de proposer une création joyeuse et parlante.

5′ plus tard, un espace scénique est disposé et chaque groupe vient faire sa présentation.

Une clôture par 2 est faite et on se retrouve en cercle pour l’au-revoir final.

Il est difficile en mots, la vidéo sera plus parlante, de décrire l’énergie, le plaisir et la créativité des propositions. Le degré de collaboration dans les groupes est élevé, les complémentarités jouent à fond. L’attention de tous est captée.

Pour conclure

Quelques mots tout d’abord sur la co-facilitation. Ce qui n’apparaît pas forcément et qui est aussi un élément important de notre facilitation est le fait d’avoir co-construit à deux, d’avoir réajusté le matin même notre projet, d’avoir pu s’ajuster ensemble pendant la facilitation, d’avoir pu faire des points après nos interventions pour être encore plus pertinents dans nos propositions.

Intention, structuration et souplesse ont été les ingrédients indispensables à une facilitation “réussie”.

Maintenant sur le choix des propositions et leur impact. Démarrer un moyen-grand groupe nécessite de porter l’attention sur les aspects d’inclusion et d’interaction entre les participants. Les structures proposées ont très bien porté ces objectifs, puisque nous arrivons rapidement, par l’action et avec plaisir, à ce que toute les personnes du groupe aient entendu, vu les autres et de plus, créé un ou deux liens privilégiés.

De plus, nous avons pu, ce qui est propre aux Méthodes d’Action, échauffer les participant-e-s de manière élégante au thème, aux autres et à l’action. Bingo !

Les synthèses-clôtures des deux journées ont été plutôt différentes. Nous attendons avec curiosité le retour des participant-e-s. La première, que nous avons cherché à relier aux questions du matin, a été un peu plus studieuse. Un peu ambitieux sur les objectifs, nous avons ajusté les choses au cours de la facilitation, mais cela a quand même par moment été un peu pressant.

Un autre point est que le choix de prioriser une seule question par thème a dû obliger des personnes à réfléchir et à conclure sur une question qui n’était peut-être pas la leur. Le côté favorable a été l’échange verbal, les échanges et les traces visuelles des mots, des images et du slogan. Là encore, grâce aux flipcharts, dont c’est la force, nous pouvons par écrit restituer facilement le travail.

Pour la clôture du deuxième jour, un peu moins approfondie et laissant moins de traces, nous avons co-construit une proposition plus ludique et stimulant plus les interactions créatives. Les personnes ont pu chacun-e s’exprimer d’une part sur leurs acquis personnels, et d’autre part, participer à une création-synthèse en groupe. Enfin, les participant-e-s ont pu entendre et observer les créations des autres groupes pour capter avec tous les sens… l’essence de leur message.

Pour terminer et ce n’est pas la moindre des choses, cette clôture a permis de clore sur une note extrêmement positive et même festive.

Notes

[1] Ce texte fait partie des Actes du Symposium « Plaisir et Tension », organisé par l’Institut ODeF, qui s’est tenu à Genève les 4 et 5 juillet 2016.

[2] Des professionnels du monde de la santé, en particulier médecins, psychologues, psychothérapeutes ainsi que du monde de l’entreprise, en particulier des coaches, formateurs, consultants, spécialistes en ressources humaines.

[3] Un processus Méthodes d’action suit généralement 4 phases, la première phase dite d’échauffement est particulièrement importante pour poser les bases de confiance, de coopération et de dynamisme dans un groupe.

[4] Technique phare de sociométrie, le kikkomoi est fréquemment utilisé comme technique de recueil d’information d’un groupe, parce que ludique, rapide et très facilitant pour l’expression des personnes: résultats souhaités dans un démarrage de formation ou évaluation de clôture par exemple.

[5]http://www.energy-cities.eu/IMG/pdf/guide_world_cafe.pdf

[6] L’option qui a le plus de voix gagne.

Date de publication : 25 octobre 2016

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